Ein neuer Arzt beginnt im MVZ und schon ist Chaos vorprogrammiert: Räume sind nicht vorbereitet, die Sprechstunde bleibt unklar, und niemand weiß, wie die Terminvergabe laufen soll. Dabei muss es gar nicht so weit kommen. Mit einem strukturierten Onboarding lassen sich viele Stolpersteine vermeiden.
Hier sind fünf Maßnahmen, die sich in der Praxis bewährt haben.
1. Raum- und Personalplanung: Der Grundstein
Wer arbeitet wann, wo und mit wem? Ein funktionierendes Raumkonzept ist entscheidend für einen reibungslosen Start.
Raumverfügbarkeit prüfen: Sind ausreichend Behandlungs-, Untersuchungs- und Gesprächsräume vorhanden?
Wartezimmerkapazitäten analysieren: Reichen die Sitzplätze für das erwartete Patientenaufkommen?
MFA-Ressourcen klären: Wie viele MFAs werden benötigt und mit welchem Aufgabenprofil?
2. Klare Absprachen mit dem neuen Arzt
Transparenz schafft Verbindlichkeit und Vertrauen – von Anfang an.
Leistungsspektrum festlegen: Welche Fachrichtung, Leistungen und Geräte sind relevant?
Inventar prüfen: Ist die Ausstattung vollständig und einsatzbereit?
Arbeits- und Sprechzeiten definieren: Welche Verfügbarkeiten gibt es und wie sieht der Bedarf aus?
3. Strukturierte Sprechstundenplanung
Klar definierte Abläufe sparen Zeit und verhindern Missverständnisse.
Terminarten und -längen festlegen: Wie viel Zeit ist pro Falltyp eingeplant?
Wochenplan entwerfen: Zwei Pläne helfen: einer für die Anfangszeit, einer für die Routine.
Teamzuordnung: Wer übernimmt welche Aufgaben im Praxisbetrieb?
4. Frühzeitige Terminvergabe
Ein häufiger Stolperstein, der sich leicht vermeiden lässt.
Kommunikation an Patienten: Welche Informationen sind wichtig (z. B. Fachgebiet, Leistungsangebot)?
Rechtzeitig starten: Terminvergabe mindestens vier Wochen vor dem ersten Arbeitstag eröffnen.
5. MFA-Schulung – besonders wichtig bei neuen Fachrichtungen
Wenn eine neue Fachrichtung dazukommt, muss das ganze Team mitziehen.
Abläufe verstehen: Welche typischen Beschwerden bringt die neue Fachrichtung mit sich?
Notfälle erkennen: Wie reagiert das Team – auch am Empfang und Telefon?
Telefonische Steuerung: Welche Anfragen sind dringend, welche planbar?
Fazit
Ein durchdachtes Onboarding entlastet nicht nur den neuen Arzt, sondern auch das gesamte Team – und sorgt vom ersten Tag an für mehr Patientenzufriedenheit.
