In einem Supermarkt ist die Umsatzkontrolle einfach: Jedes Produkt hat einen festen Preis, und am Abend wird die Kasse gezählt. In einem MVZ ist das deutlich komplexer. Viele Leistungen sind in Pauschalen gebündelt, sodass oft unklar bleibt, welche Leistungen zusätzlich abrechnungsfähig sind und welche bereits in einer Pauschale enthalten sind. Hinzu kommt, dass die exakten Euro-Beträge der EBM- und GOÄ-Ziffern nur wenigen geläufig sind.
Das Ergebnis: Das tägliche Abrechnungsergebnis bleibt eine Blackbox – und damit auch die wirtschaftliche Steuerung des MVZ. Meist zeigt sich das Problem erst am Quartalsende: Die erwarteten Umsätze wurden nicht erreicht. Zu diesem Zeitpunkt ist es oft zu spät, noch wirksam gegenzusteuern.
Dabei lässt sich frühzeitig für Klarheit sorgen – und das ganz einfach.
Transparente Umsatzkontrolle mit klaren Etappenzielen
Eine regelmäßige, einfache Umsatzkontrolle – zum Beispiel über Excel – schafft kontinuierliche Übersicht und gibt der MVZ-Leitung sowie den Ärzten rechtzeitig die nötigen Steuerungsmöglichkeiten. Dabei sollten immer vier zentrale Datenpunkte im Blick behalten werden:
1. Quartalsziele für das MVZ und jeden Arzt individuell
Das Gesamtziel wird sowohl für das gesamte MVZ als auch für jeden einzelnen Arzt definiert. Durch monatliche und wöchentliche Etappenziele wird eine regelmäßige Erfolgskontrolle ermöglicht.
2. Wöchentliche Erfassung der Umsätze
Jeden Montag erstellt die Praxismanagerin eine Auswertung der abgerechneten EBM- und GOÄ-Leistungen. Die Zahlen werden in die Excel-Tabelle eingetragen und liefern so einen aktuellen Überblick über den Stand der Quartalsziele.
3. Abweichungen frühzeitig erkennen und dokumentieren
Treten signifikante Abweichungen vom Plan auf – zum Beispiel durch EDV-Ausfälle, Urlaubszeiten oder eine geringere Patientenzahl – sollten diese dokumentiert werden. So lässt sich rechtzeitig reagieren.
4. Regelmäßige Rückmeldung an die MVZ-Leitung und die Ärzte
Die Zahlen werden wöchentlich mit der Leitung und den Ärzten geteilt. So bleibt jederzeit ersichtlich, ob das Quartalsziel erreicht wird oder ob Maßnahmen erforderlich sind.
Fazit
Durch diese einfachen Schritte wird die wirtschaftliche Führung des MVZ deutlich erleichtert. Praxismanager:innen und Ärzt:innen erhalten ein besseres Verständnis dafür, welchen Einfluss ihre tägliche Arbeit auf die finanzielle Situation des MVZ hat.
Denn auch im MVZ gilt: Nur wer Klarheit über die Zahlen hat, kann wirtschaftlich steuern.
