Es ist ein altbekanntes Problem in vielen MVZs, dass die Organisation von Terminen, speziell die OP-Planung, nicht selten erschreckend chaotisch ist. So wird schon mal ein Anästhesist eingeplant, obwohl keine Operateure zur Verfügung stehen. Ein solches Chaos wirkt sich negativ auf die Effizienz des gesamten Zentrums aus – Ressourcen werden nicht adäquat eingeplant, und es wird oftmals verschwenderisch gewirtschaftet.
Wie können MVZ-Leiter sicherstellen, dass die Verantwortung für das Terminmanagement klar verteilt ist und alle Beteiligten effizient zusammenarbeiten?
Drei konkrete Maßnahmen für klare Verantwortlichkeiten im MVZ-Terminmanagement
1. Klare Rollenverteilung im Terminmanagement
- Rollen und Zuständigkeiten definieren: Wer ist für welche Prozesse im Terminmanagement verantwortlich? Es muss klar festgelegt werden, wer die Planung vornimmt, wer die Termine bestätigt und wer den Überblick über OP-Termine hat. Jede Person sollte ihre spezifische Rolle genau kennen, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Planung für Ausnahmesituationen: Neben der Routineplanung muss das Terminmanagement auch für unerwartete oder kritische Momente gerüstet sein. Es sollte klare Abläufe geben, wie im Fall von kurzfristigen Ausfällen, Notfällen oder Änderungen flexibel reagiert werden kann.
- Flexibilität durch klare Prozesse: Um auf spontane Herausforderungen effizient zu reagieren, sollten feste Vertretungsregeln und Eskalationswege definiert werden. Diese ermöglichen es, auch in Stresssituationen schnell Entscheidungen zu treffen, ohne den Ablauf zu gefährden.
2. Digital, synchron und transparent
- Digitale Planungssysteme nutzen: Setzen Sie auf moderne Terminmanagement-Software, die allen Beteiligten in Echtzeit zugänglich ist. Dies vermeidet doppelte Einträge oder Fehler.
- Transparenz schaffen: Jeder im Team muss jederzeit einsehen können, wer wann welche Aufgaben hat. Nur so können die Verantwortlichkeiten der anderen Personen verstanden und die eigenen Aufgaben optimal koordiniert werden.
- Synchronisierung der Kalender: Kalender und Terminpläne müssen synchronisiert werden, um sicherzustellen, dass alle auf dieselben Informationen zugreifen und Änderungen sofort ersichtlich sind.
3. Die Rolle der MVZ-Leitung
- Struktur vorgeben: Als MVZ-Leiter/in sollte man nicht nur die richtigen Werkzeuge bereitstellen, sondern auch eine klare Struktur schaffen. Auch hier gibt es eine Verantwortlichkeit: die Implementierung der Prozesse durchzusetzen und Raum zu schaffen um Verantwortlichkeiten effizienter zu gestalten.
- Regelmäßige Überprüfung und Feedback-Schleifen: Die Leitung sollte regelmäßige Meetings einführen, in denen das Terminmanagement überprüft wird. Hier können Verantwortliche Rückmeldung geben, ob die Prozesse funktionieren oder angepasst werden müssen.
- Schulungen und Weiterbildungen: Damit alle Beteiligten wissen, wie die digitalen Systeme zu nutzen sind und welche Rolle sie haben, sollten regelmäßige Schulungen stattfinden. Dies erhöht nicht nur die Effizienz, sondern stärkt auch die Verantwortlichkeit jedes Einzelnen.
Fazit
Ein präzises Terminmanagement beginnt mit klaren Verantwortlichkeiten. Die MVZ-Leitung sollte dafür sorgen, dass alle Beteiligten ihre Rolle kennen und sich auf moderne, transparente Systeme stützen. Nur so lassen sich die typischen Probleme im OP-Kalender vermeiden, Ressourcen effizient nutzen und die Zufriedenheit sowohl der Patienten als auch des Personals steigern. Verantwortung ist nicht nur ein organisatorisches Prinzip – sie ist der Schlüssel zu einem gut funktionierenden MVZ.